Hur kan vi begränsa antalet leverantörer i ramavtalet?

Hej,

jag har tidigare gjort upphandlingar inom socialtjänsten (HVB) där jag tillämpat principen om att anta "lämpligt antal" anbudsgivare, med text max x st och sen utvärdera på pris.

Nu vill jag anta lämpligt antal vid varuupphandling. Min beställare vill egentligen anta alla som kvalificerar sig, men eftersom det rör sig om beklädnad (nationellt) där en anbudsgivare har ett visst sortiment befarar jag att:

1. Samma varumärke kan återkomma hos flera anbudsgivare.Går eventuellt att anta den produkt med lägst pris?.
2. Det kan bli väldigt många anbudsgivare och kanske inte de anbudsgivare som vi önskar.

Jag förstår att jag inte kan plocka anbudsgivare som det passar oss, men rangordning är inte applicerbart här, utan en viss matchning kommer att ske.Min fråga är om jag kan applicera "lämpligt antal" utan att ange min/max x st anbudsgivare?

Hej Kristina,

Att dela upp kontrakt i separata delar
Det är fullt möjligt att dela upp ett kontrakt i separata delar istället för att ingå ett enda kontrakt (eller ramavtal) för hela upphandlingen. Det är således möjligt att dela upp kontraktet ända ner på artikelnivå om den upphandlande myndigheten önskar det. LOU-direktivet uppmuntrar till och med att den upphandlande myndigheten ser över möjligheterna att dela kontrakt i syfte att underlätta för små och medelstora företag. I lagen om offentlig upphandling (LOU) finns en uttrycklig rättighet att dela upp en upphandling. Om en upphandlande myndighet beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar, ska den ange skälen för att en uppdelning inte har gjorts. Notera att det alltså inte rör sig om en skyldighet att dela upp kontraktet i separata delar.

När en sådan uppdelning bör ske och hur uppdelningen av ett kontrakt ska göras måste bedömas utifrån förutsättningarna i varje enskilt fall. I LOU-direktivet anges exempel på omständigheter som kan leda till ett beslut att inte dela upp kontraktet. Där framgår att det till exempel kan röra sig om att den upphandlande myndigheten bedömer att en uppdelning kan leda till en begränsad konkurrens, eller att kontraktets genomförande kan bli tekniskt svårt eller dyrt, eller att behovet av att samordna leverantörerna av delarna allvarligt kan riskera att underminera ett korrekt genomförande av kontraktet.

Om den upphandlande myndigheten väljer att tilldela ett kontrakt i separata delar kan myndigheten också bestämma om anbudsgivarna ska få lämna anbud på en, flera eller alla delar av kontraktet och kan även begränsa antalet delar som en anbudsgivare kan bli tilldelad.

Tilldelning av kontrakt vid ramavtal med flera leverantörer
Om en upphandlande myndighet har ingått ramavtal med flera leverantörer kan avrop antingen ske genom att tillämpa objektiva villkor för att avgöra vilken av leverantörerna som ska tilldelas kontraktet, förnyad konkurrensutsättning, eller en kombination av dessa.

Historiskt sett har rangordning vanligen använts som fördelningsnyckel när tilldelning inte skett genom förnyad konkurrensutsättning då modellen har ansetts vara objektiv och transparent. 7 kap. 6 § LOU skiljer sig dock en del mot 5 kap. 6 § andra stycket gamla lagen om offentlig upphandling (gamla LOU) i avseendet hur tilldelning av kontrakt får ske när förnyad konkurrensutsättning inte används. De objektiva kriterierna för att avgöra vilken av leverantörerna som är parter i ramavtalet som bör utföra en viss uppgift, till exempel tillhandahålla varor eller tjänster avsedda att användas av fysiska personer, får, för de ramavtal där samtliga villkor fastställs, innefatta de berörda fysiska personernas behov eller val.

För att läsa mer om fördelningsnycklar vid avrop rekommenderar jag frågorna under taggen Fördelningsnyckel i vår Frågeportal.

Vi är osäkra på vad du menar med att ”en viss matchning kommer att ske”.

Information i upphandlingsdokumenten om hur många leverantörer den upphandlande myndigheten kommer att ingå ramavtal med
Upphandlingsdokumenten ska i alla hänseenden följa de grundläggande upphandlingsprinciperna. I en dom från Kammarrätten i Jönköping, mål nr 1324–17, ansåg kammarrätten att den upphandlande myndigheten hade brutit mot principen om öppenhet då myndigheten inte hade angivit i något av upphandlingsdokumenten hur många leverantörer man hade haft för avsikt att teckna avtal med. Denna uppgift blev således känd för leverantörerna först vid underrättelsen om tilldelning. Upphandlingsdokumenten får således inte vara utformade på ett sådant sätt att den upphandlande myndigheten kan agera godtyckligt i utvärderingen och tilldelningen av avtalet.

Källhänvisningar

• 4 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tilldelning av ett kontrakt i separata delar
• 4 kap. 14 § LOU – skyldighet att motivera att ett kontrakt inte ska tilldelas i separata delar
• beaktandesats 78 i LOU-direktivet – exempel på omständigheter som kan leda till ett beslut att inte dela upp kontraktet
• 4 kap. 15 och 16 §§ LOU – vad som gäller om den upphandlande myndigheten väljer att tilldela ett kontrakt i separata delar
• lag (2007:1091) om offentlig upphandling (gamla LOU).
• beaktandesats 61 i LOU-direktivet – de objektiva kriterierna för att avgöra vilken av leverantörerna som är parter i ramavtalet som bör utföra en viss uppgift för de ramavtal där samtliga villkor fastställs får innefatta de berörda fysiska personernas behov eller val

Med vänlig hälsning

• Är det nödvändigt att begränsa antalet leverantörer ingående av ramavtal eller är det möjligt att anta samtliga leverantörer som uppfyller ställda krav? 
• Är det vidare möjligt att i kombination med detta upprätta en dynamisk rangordning?
• Finns risk att detta sammanblandas med ett auktorisationssystem?

Med vänlig hälsning

Hej Ulrika,

Om att anta samtliga kvalificerade leverantörer i en upphandling
Det finns ingen övre gräns för antalet leverantörer som får tilldelas ett ramavtal. Det är alltså möjligt att tillämpa en sådan lösning. Om det däremot är lämpligt att använda ett sådant upplägg får bedömas utifrån förutsättningarna i det enskilda fallet.

I anslutning till detta kan man notera att ”högsta antal deltagare i ramavtalet” under vissa förutsättningar ska anges i annonsen vid upphandling enligt LOU över tröskelvärdet. Något motsvarande finns inte för exempelvis annonser avseende sociala tjänster och andra särskilda tjänster över tröskelvärdet eller annonser som inte behöver publiceras i TED. Däremot så gäller de grundläggande upphandlingsprinciperna likväl vid upphandling enligt upphandlingslagarna (utom vid upphandling av välfärdstjänster). I detta fall är det särskilt principen om öppenhet och likabehandling som aktualiseras.

Läs mer om detta i inlägget Tilldelning av ramavtal enbart på kvalitet i vår Frågeportal.

Om tillämpning av dynamisk rangordning
Angående din fråga om att tillämpa en dynamisk rangordning ser vi inte att den omständigheten att man ingår ett ramavtal med samtliga kvalificerade leverantörer påverkar utrymmet att använda en dynamisk rangordning i förhållande till den situationen att man ingår ramavtal med ett begränsat antal leverantörer. För att läsa mer om fördelningsnycklar rekommenderar vi att du i första hand läser frågorna med taggen Fördelningsnyckel i vår Frågeportal. Det som är viktigt att ta med sig är att fördelningsnyckeln lever upp till kravet på förutsebarhet och objektivitet när avrop från ramavtalet görs.
 
Om auktorisationssystem
Vi är inte helt säkra på vad du menar med auktorisationssystem i din fråga, men det upplägg du beskriver skiljer sig åt mot sådana auktorisationssystem som faller utanför LOU:s tillämpningsområde. I ett auktorisationssystem gör inte den upphandlande myndigheten något eget val mellan de olika leverantörerna under systemets giltighetstid.

Läs mer om auktorisationssystem i inlägget Omfattas auktorisationssystem av LOU? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2019/1780 (eForms) – EU:s standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar (konsoliderad version) – BT-778, BT-113 – Högsta antal deltagare i ramavtalet
• 7 kap. 6 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tilldelning utan en förnyad konkurrensutsättning.

Med vänlig hälsning