Är det möjligt att ändra motstridiga uppgifter i upphandlingsdokumenten efter anbudsöppning?

Hej,
Vi har i en upphandling, av misstag, fått med texten: "Detta avtal kan inte förlängas" i vår paragraf om avtalstid.
I annonsen står det att avtalet kan förlängas samt med hur mycket i taget.

Eftersom båda dessa delar anses vara en del av upphandlingsdokumentet så har nu dokumentet motstridiga uppgifter och vår fundering är därför om någon av dessa har högre rangordning än den andre eller hur problemet ska lösas? Helst vill vi självklart ha möjligheten till förlängningar kvar.

Upphandlingen har gjorts som en öppen upphandling där både förväntad volym och takvolym för hela den eventuella avtalsperioden, inkl. förlängningar, räknats med. Felet upptäcktes tyvärr först efter öppning av anbud gjorts.

Hej Helena,

Inledningsvis vill vi informera om att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning.
 
Upphandlingsdokumentens inbördes rangordning
Upphandlingslagstiftningen innehåller inga bestämmelser avseende vilka dokument eller uppgifter i de olika dokumenten som ska ha företräde i det fall det står motstridiga uppgifter i de olika upphandlingsdokumenten.

I vissa upphandlingsdokument framgår det dock uttryckligen vilka delar av upphandlingsdokumenten som ska anses ha företräde vid motstridiga uppgifter. Om era upphandlingsdokument innehåller en sådan uppgift är det detta som gäller.
 
Upphandlingen måste uppfylla de grundläggande upphandlingsprinciperna
En upphandling måste uppfylla de obligatoriska upphandlingsrättsliga principerna, bland annat kravet på öppenhet. Principen om öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsebarhet samt att villkor och bestämmelser i upphandlingsdokumenten måste vara klart, precist och entydigt formulerade. Att uppställa två motstridiga uppgifter i upphandlingsdokumenten skulle kunna vara en sådan omständighet som innebär att kravet på transparens inte är uppfyllt.
 
Möjligheter att göra ändringar i upphandlingsdokumenten
Det finns bestämmelser som anger att anbudstiden ska förlängas vid väsentliga ändringar eller kompletterande upplysningar som lämnas sent vid ändringar som sker i upphandlingsdokumenten under anbudstiden. Tidsfristen ska förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud. Vid så väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten att upphandlingens art ändras, måste upphandlingen dock göras om. Av din fråga förstår vi dock att anbudstiden redan är slut.

LOU har inga uttryckliga bestämmelser för ändringar som sker i upphandlingsdokumenten, exempelvis i form av avtalsvillkor, efter anbudstidens utgång. Eventuellt kan reglerna om vilka ändringar som får göras efter att ett avtal ingåtts ge stöd vid ändringar som görs efter att anbudstiden löpt ut. Rättsläget är oklart i denna fråga och kommer behöva avgöras av rättstillämpningen.

De ändringar som är tillåtna att göra efter att ett avtal ingåtts framgår av 17 kap. 9–14 §§ lagen om offentlig upphandling (LOU), där 17 kap. 14 § LOU kanske är av störst intresse för din fråga. Ett avtal kan ändras så länge det inte innebär några väsentliga ändringar av avtalet. Ett exempel på en väsentlig ändring är om det tillkommer villkor som, om de hade ingått i den ursprungliga upphandlingen, skulle medfört att ytterligare leverantörer deltagit i upphandlingen.

När får en upphandlande myndighet eller enhet avbryta en påbörjad upphandling?
En upphandlande organisation som vill avbryta en påbörjad upphandling är skyldig att informera samtliga anbudsgivare och anbudssökande om beslutet att avbryta upphandlingen samt om skälen för detta. En sådan underrättelse måste ske skriftligen. För att det ska vara tillåtet att besluta att avbryta en påbörjad upphandling krävs att det föreligger sakliga skäl. Med sakliga skäl ska bland annat följande förstås:

• Byte av tilldelningsgrund
• Bristande konkurrens
• För dyra anbud
• Anbudens giltighetstid har löpt ut
• Ändrade förutsättningar

Detta är inte en uttömmande lista, vilket innebär att det kan finnas andra omständigheter som kan utgöra sakliga skäl. Om brister i upphandlingsdokumenten föreligger i form av brist på transparens kan det vara ett godtagbart sakligt skäl för att avbryta upphandlingen. Det är i första hand upp till den upphandlande organisationen att bedöma om kravet på transparens är uppfyllt och att man vill fortsätta processen, eller om man väljer att avbryta upphandlingen på grund av att man anser att det finns en bristande transparens i upphandlingsdokumenten.
 
Går det att frångå ett avtalsvillkor i efterhand?
Den upphandlande organisationen har ett strängt ansvarar för att själv säkerställa att de krav och villkor som denne har fastställt också kommer att följas. Det är alltså inte möjligt att i efterhand ange att ett villkor gäller framför ett annat, med anledning av att de är motstridiga.
 
Läs mer
Du kan läsa mer om möjligheterna att avbryta en upphandling på vår webbplats.
 
Källförteckning

• 4 kap. 1 § lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – de upphandlingsrättsliga grundprinciperna
• 12 kap. 11 § LOU – efter begäran om kompletterande upplysningar ska dessa lämnas senast sex dagar innan tiden för att inkomma med anbud har löpt ut. Vid påskyndat förfarande ska upplysningar lämnats senast fyra dagar före angiven sista dag för anbud
• 12 kap. 12 § st. 2 LOU – underrättelser om avbrytandebeslut ska vara skriftliga och innehålla skälen för beslutet
• Prop. 2015/16:195 s. 643 f, 669 och 1073 – om kompletterande upplysningar
• EU-domstolens dom i mål C-27/15, Pizzo, p. 39 – den upphandlande myndigheten ska följa de kriterier som den själv har fastställt.

Med vänlig hälsning,