Checklista för att säkra ditt Peppolflöde
Här hittar du som är ansluten till nätverket stöd för hur du regelbundet kan kontrollera att flödet fungerar som det är tänkt. Att skicka och ta emot elektroniska affärsmeddelanden via Peppols nätverk innebär många fördelar och det kan löna sig att säkerställa att dina flöden går rätt väg.
Innehåll på denna sida
Det kan löna sig, både ekonomiskt och säkerhetsmässigt, att säkerställa att dina fakturor och andra affärsmeddelanden går rätt väg. Peppols nätverk byggs upp av accesspunktsoperatörer som certifierats av OpenPeppol. Certifieringen innebär att accesspunktsoperatörerna är ansvariga för att dina affärsmeddelanden transporteras inom Peppolnätverket på överenskommet sätt. Accesspunktsoperatörerna måste även leva upp till de krav som ställs på säkerhet och spårbarhet samt att affärsmeddelandets tekniska format är korrekt.
Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att du är tydlig med din accesspunktsoperatör att dina affärsmeddelanden ska transporteras inom Peppols nätverk samt att du kontrollerar att de verkligen gör det, om det är så du vill ha det.
För att säkra att dina affärsmeddelanden går via Peppols nätverk har vi på Upphandlingsmyndigheten tagit fram en checklista.
Checklista för att säkra ditt Peppolflöde
Ta reda på hur avtalet ser ut
- Finns det uppsättningskostnader för anslutning av nya leverantörer som vill skicka e-faktura till er?
- Kartlägg era övriga kostnader som ni debiteras för transport av fakturor och andra affärsmeddelanden som rör inköp
Undersök i vilka format dina fakturor levereras
Hur många fakturor levereras i formaten Peppol BIS, Svefaktura och skannade pappersfakturor? Svefakturor kan exempelvis inte transporteras via Peppolnätverket utan behöver fasas ut.
Se över flöden av leverantörsfakturor
Be din it-partner (systemleverantör eller tredjepartsleverantör) om en specifikation där du kan se på vilket sätt leverantörsfakturor har tagits emot, via Peppol eller andra kanaler.
Kontakta leverantörerna som skickar fakturor till dig
- Kontakta leverantörerna en och en. Kom överens om att alla fakturor ska skickas via Peppolnätverket. Be leverantören bekräfta till dig från vilken tidpunkt de ställer om fakturaflödet.
- Följ upp flödet från leverantören under en viss tidsperiod eller via stickprov via din it-partner (systemleverantör eller tredjepartsleverantör). Kontrollera att fakturorna har levererats via Peppols nätverk.
- Fortsätt på samma sätt att kontakta nästa leverantör.
Vid ny upphandling - säkerställ att e-fakturor ska skickas via Peppols nätverk
- Var tydlig med att alternativa kommunikationssätt inte är tillåtna.
- Förslag på villkor finns i SFTI:s handledning för krav på e-handel i samband med upphandlingar. Ansvar - Format, kommunikationssätt och kostnader för e-handel (sfti.se)
- Inför att ett nytt avtal börjar gälla - testa fakturaflödet tillsammans med leverantören för att se att det fungerar på önskat och överenskommet sätt.
Fördelar med att säkra ditt Peppol-flöde
-
Undvik extrakostnader. Du betalar för anslutningen till Peppol och vanligtvis för de meddelanden du tar emot (eller skickar). Vid systembyte behöver du inte skapa nya kopplingar till dina varu- och leverantörer eftersom Peppol ID räcker för att nå fram till er.
-
Säkra leveranser. Genom att säkra att dina affärsmeddelanden skickas på rätt sätt via Peppols nätverk garanterar du att de kommer fram som de ska och att de är spårbara.
-
Certifierade operatörer. För att bli en operatör i Peppol krävs att leverantören lever upp till högt ställda tillgänglighetskrav och att de går igenom en certifieringsprocess. När du väljer en certifierad operatör garanterar du att dina affärsmeddelanden skickas säkert och utan extra kostnader.
Frågor och svar
Det kan ibland vara svårt att veta.
Om ni enbart använder Peppolnätverket för att skicka era affärsmeddelanden är det så klart givet. För att ta reda på om ni skickar meddelanden via Peppol kan ni be er IT-partner (systemleverantör, tredjepartsleverantör) att få er trafik specificerad.
Lagkravet säger att så väl ni som era leverantörer ska skicka e-fakturor i formatet Peppol Bis 3 (för upphandlingar påbörjade efter den 1 april 2019) men lämnar i övrigt valet av transportsätt öppet för er att välja.
Det finns däremot en föreskrift som säger att ni, som offentlig aktör, måste kunna ta emot affärsmeddelanden genom Peppolnätverket. Det innebär alltså att en leverantör inte kan kräva att en offentlig aktör ska stödja vilka transportmetoder som helst.
- Ni bör inleda en dialog med er IT-partner (systemleverantör, tredjepartsleverantör) om hur ni vill att ert flöde ska se ut och avsluta andra typer av transportmetoder av Peppolfakturor.
- Ni bör kontinuerligt bevaka att era varu- och tjänsteleverantörer eller era kunder ställer samma krav som ni gör. Det vill säga att transport av Peppols affärsmeddelande sker via Peppolnätverket.
- Det kan vara så att en del fakturering exempelvis fortfararande sker med formatet Svefaktura. Svefakturan kan inte transporteras via Peppolnätverket. Svefakturor behöver ni därför fasa ut med tiden i takt med att ni upphandlar nya leverantörsavtal, eller befintliga leverantörer i samband med andra upphandlingar behöver skaffa sig den kompetensen.
- Det kan även vara så att ni har andra affärsmeddelanden (exempelvis katalog, order och faktura enligt SFTI ESAP 6) och att dessa inte kan skickas via Peppolnätverket. I dessa fall kan ni under en tid behöva använda andra transportmetoder.
Det beror på vilket avtal ni har.
Om ni har gjort en egen upphandling av accesspunkt (operatörstjänst, VAN-tjänst eller motsvarande) behöver ni analysera den prismodell ni valt och era inkommande (eller utgående) fakturaflöden. För e-fakturor som transporteras via Peppolnätverket betalar ni bara för den del av hanteringen som ni själva ansvarar för och mottagaren betalar för sin del. För övriga e-fakturor kan det ibland finnas otydligheter om både kostnader och ansvar.
Kammarkollegiets ramavtal för e-handelstjänst är utformat på så sätt att accesspunkten och fakturaflöden via Peppol ingår i nyttjandeavgiften och det finns ingen särkostnad. Däremot omfattar ramavtalet en kostnad när en avropande myndighet beställer en så kallad Partsuppsättning. Det vill säga när ramavtalsleverantören administrerar processen mellan köpare och säljare när det gäller meddelandeformat, standard för meddelanden, version av meddelanden, kommunikationsmetod, kvittens vid mottagande av meddelanden samt hanteringen av eventuella meddelanden som inte går igenom en valideringskontroll.
Ett viktigt syfte med Peppol är att nya kontakter görs dynamiskt och automatiskt. Det är möjligt genom Peppols adresseringsfunktion (SML/SMP). Genom att vara ansluten till Peppolnätverket behöver ni inte göra någon teknisk konfigurering (ibland benämnt routing eller uppsättning) när meddelanden ska skickas eller tas emot från nya kunder/leverantörer.
De behöver inte göra det. Det är viktigt att komma ihåg att formatet på fakturan heter Peppol BIS Billing 3 medan Peppolnätverket är transportsättet.
En faktura som kommer in till er i formatet Peppol Bis Billing 3 behöver inte nödvändigtvis vara skickad via Peppolnätverket utan kan ha skickats på ett annat sätt.
Kom ihåg att andra transportsätt ibland kan vara förenade med extra kostnader för er. Därför är det viktigt att kontrollera hur era affärsmeddelanden skickas.
De två viktigaste fördelarna är att du undviker extrakostnader och att dina affärsmeddelanden skickas på ett säkert sätt.
Ni undviker extrakostnader eftersom det inte kostar något att skicka affärsmeddelanden mellan olika operatörer (så kallade roamingavgifter). Du betalar bara för att vara ansluten till Peppol. Genom att skicka era affärsmeddelanden via Peppolnätverket garanterar ni att de kommer fram som de ska och att de är spårbara.
All transport av affärsmeddelande via Peppolnätverket loggas. Det innebär bland annat att det är tydligt när ansvaret går över från avsändaren av fakturan till den som tar emot den, det vill säga när den blir en så kallad inkommen handling hos en offentlig aktör.
Peppols loggar visar vilka e-fakturor och andra affärsmeddelanden som har skickats och tagits emot. Loggarna kan också signalera till en avsändare om en e-faktura till exempel inte har kommit fram.
Om er accesspunkt tillfälligtvis varit ur funktion när fakturan skickades kan avsändaren inte visa upp en kvittens på sändningen. Det är då sändarens ansvar att göra ett nytt försöka att skicka fakturan.
En faktura som transporteras via Peppolnätverket ska ha ett giltigt format och vara validerad av avsändarens accesspunkt. Det betyder att den ska vara i rätt tekniskt format för att kunna hanteras av er som offentlig aktör.
Affärsmeddelande som tas emot via Peppolnätverket innehåller alltid exakt samma information som avsändaren har skickat. Avsändare som har enkla eller gamla faktureringssystem kan ibland behöva ta hjälp av till exempel leverantören av sin accesspunkt för att göra om sitt eget fakturaformat till den Peppolfaktura som offentliga aktörer har rätt att kräva.
Det är alltid avsändaren som ansvarar för att informationen på Peppolfakturan är komplett och korrekt och att det inte försvinner uppgifter vid förändringen av ett fakturaformat. Om fakturan skickas vid sidan av Peppolnätverket kan det i värsta fall vara otydligt på vems uppdrag som fakturan har gjorts om och mottagaren kan behöva ta ansvar för att arkivera såväl den ursprungliga som den omgjorda fakturan.
Alla accesspunkter behöver enligt Peppolnätverkets regler göra en kontroll av de kunder som skickar meddelanden via nätverket. Det innebär att risken för bluffakturor och liknande är mindre jämfört med pappersfakturor och öppna fakturaportaler.
Peppols nätverk kan även spåra vem som skickar affärsmeddelanden och i det fall bluffakturor upptäcks kan nätverket stänga av den sändande aktören från nätverket samt snabbt få ut informationen inom Peppols nätverk till drabbade mottagare.