Så fungerar Peppol
Peppol är både en infrastruktur för att sända meddelanden mellan parter och standardiserade meddelanden för inköpsprocessen.
Innehåll på denna sida
Det här består Peppol av
- Gemensamma standarder för olika meddelanden i inköpsprocessen, som prislista, order och faktura som kallas BIS (Business Interoperability Specification).
- Gemensam elektronisk kommunikation för att överföra meddelanden mellan affärsparternas lösningar.
- Gemensamma register som gör det lätt att hitta affärsparter som är anslutna till Peppol och där det framgår på vilket sätt man kan e-handla med dem.
- Gemensamma regler för samverkan mellan affärsparter och deras respektive tjänsteleverantörer. Reglerna gäller för både servicenivåer och affärsmodeller.
- En organisation på global nivå med regional förankring som utvecklar, förvaltar och ger stöd i Peppol-relaterade frågor.
Grundkomponenter i Peppolnätverket
Affärsparterna (köpare och säljare) ansluter sig till Peppolnätverket med hjälp av så kallade accesspunkter. Accesspunkterna hittar en affärspart i nätverket genom partens unika elektroniska adress, ett så kallat Peppol-ID. Accesspunkterna använder en sökfunktion som heter Service Metadata Locator (SML). Sökningen sker i flera olika register som är utspridda över Peppolnätverket, dessa register kallas Service Metadata Publishing (SMP).
En accesspunkt tillhandahålls av en operatör. En operatör kan exempelvis vara en så kallad VAN-tjänst eller liknande men det kan också vara en systemleverantör av exempelvis ekonomisystem som erbjuder en accesspunkt. Det förekommer också i undantagsfall att en affärspart väljer att själv upprätta en accesspunkt.
För att få bli en accesspunktsoperatör i Peppol krävs att man lever upp till högt ställda tillgänglighetskrav och att man går igenom en certifieringsprocess.
För att ansluta sig till Peppol behövs ett Peppol-ID. Ett Peppol-ID är den elektroniska adress som används för att identifiera parter inom Peppolnätverket. Peppol-ID är i de flesta fall en organisations organisationsnummer med ett prefix, exempelvis så är Diggs Peppol-ID 0007:2021006883. Prefixet 0007 står för svenskt organisationsnummer.
Det är organisationen (köparen/säljaren) själv som väljer sitt Peppol-ID, och informerar sin accesspunkt vid registreringen i Peppolnätverket. Även om man vid ett senare tillfälle byter accesspunkt behåller man ändå sitt Peppol-ID, men man måste koppla om det till den nya accesspunkten. Denna migrering från en accesspunkt till en annan bistår accesspunkten med.
Service Metadata Locator (SML) är en nyckelfunktion i Peppol som gör det enkelt att hitta affärsparter. Peppolnätverket har inget centralt register med alla uppgifter från alla parter, utan det finns många utspridda register. Det innebär att en operatör kan ha ett eget register för sina mottagare eller att flera tjänsteleverantörer kan gå ihop och ha ett gemensamt register. För att ta reda på i vilket register en mottagare finns använder Peppol funktionen SML, som är ett system för uppslag.
Varje meddelandemottagares Peppol-ID registreras i SML med en koppling till det register (SMP) som har information om organisationens mottagningstjänst. Avsändaren kan alltså hitta nödvändig information om mottagaren så länge hen känner till mottagarens Peppol-ID, utan att behöva veta i exakt vilken SMP uppgiften finns registrerad.
SML bygger på en så kallad Domain Name Server (DNS) som är ett standardiserat system för att förenkla adressering av datorer på IP-nätverk, som till exempel internet. Det finns bara en SML i Peppol:s infrastruktur och den driftas centralt av EU-kommissionen.
När en ny mottagare ska registreras i SMP uppdateras DNS samtidigt via ett anrop till SML.
Service Metadata Publishing (SMP) är de register som ingår i Peppolnätverket med information om säljare och köpare och hur de kan nås.
SMP bygger på den tekniska lösningen REST, med enkla förutsägbara http-baserade adresser.
- För en mottagare lagras bland annat följande information:
- Vilket meddelandeformat som stöds (exempelvis UBL eller annan XML-standard).
- Den tekniska adress som används för att ta emot meddelandet.
- Den process/profil som stöds.
- Den transportprofil som stöds (AS4 i normalfallet).
Utifrån den här informationen kan en accesspunkt se till att skicka rätt typ av meddelande till mottagaren och använda rätt transportprotokoll och adress.
Det finns flera olika SMP i Peppolnätverket och de knyts samman via SML. Ofta erbjuder en och samma operatör både accesspunkt och SMP, men det är inget krav.
Standarder och specifikationer i Peppol
För överföringen av affärsmeddelanden kan det vara bra att känna till tre olika begrepp:
Fördelar med Peppol
- Det kan användas med befintliga inköpssystem och affärssystem.
- Det är lätt att hitta varandra, och att nå säljare och köpare i stora delar av världen. Det krävs heller inga individuella uppsättningar eller krångliga avtal för varje ny affärsrelation.
- Det är enkelt att byta tjänsteleverantör. Ni behåller åtkomsten till era anslutna affärsparter, och ni behåller er elektroniska adress i nätverket.
- Man använder inte så kallade bilaterala samtrafikavtal. Istället tecknar tjänsteleverantörer ett tjänsteleverantörsavtal med en Peppol-myndighet. En tjänsteleverantör har inte rätt att vägra att ta emot meddelanden från en annan tjänsteleverantör som är ansluten till Peppol.
- Det utgår inga roamingavgifter mellan tjänsteleverantörer, utan affärsparterna står bara för sina egna kostnader för att vara anslutna till Peppol. Detta är vad som brukar kallas en "4-hörnsmodell".
Vårt uppdrag inom Peppol
Upphandlingsmyndigheten är en av medlemmarna i OpenPeppol, organisationen som förvaltar och vidareutvecklar Peppolnätverket.
Upphandlingsmyndigheten är också Sveriges Peppolmyndighet och vi har ansvar för avtalsfrågor, informationsspridning och stöd för företag företag registrerade i Sverige som är eller vill bli tjänsteleverantörer inom Peppol.
Frågor och svar
OpenPeppol, som ansvarar för Peppolnätverkets regelverk, inför från och med den 1 januari 2024 ett krav på att alla accesspunktsoperatörer i statistiksyfte måste skicka med landskod för avsändande organisation.
Kravet innebär att accesspunktsoperatören (Peppol tjänsteleverantören) måste lägga till ett extra fält i det tekniska kuvertet (SBDH). Det tekniska kuvertet används som en del i protokollet mellan accesspunkterna. Kravet på landskod är alltså riktat till accesspunktsoperatörerna, inte deras kunder.
Specifikationerna för detta nya krav sändes ut till alla medlemmar i OpenPeppol för remiss under hösten 2022 och de fastställdes före sommaren 2023. Det är alltså ingen nyhet att kravet nu införs. Observera att detta krav inte innebär att fakturaformatet ändras.
Ett grundläggande krav för alla accesspunktsoperatörer är att de måste ha en process för att säkerställa god kundkännedom. I detta ingår naturligtvis att veta vilket land som organisationen man företräder kommer ifrån.
SFTI anser att om man anskaffat en accesspunktsoperatör för att förmedla Peppolmeddelanden så kan operatören inte sluta förmedlingen med hänvisning till denna nya regel från OpenPeppol. Kunden ska inte behöva ange vilket land den kommer ifrån i varje försändelse. Detta är något som accesspunkten redan ska känna till.
Om er acesspunktsoperatör anser att ni avtalat om ett avsteg från de grundläggande principer som redovisats ovan be dem konkretisera var i ert avtal som detta är reglerat.
När du är registrerad som mottagare i Peppols adressregister har du möjlighet att ta emot fakturor från alla varu-/tjänsteleverantörer som kan skicka fakturor via Peppolnätverket.
I Peppol används moderna lösningar för överföringen, och Peppols specifikationer innehåller både tekniska lösningar och avtalsvillkor för operatörernas utförda tjänster.
Du som köpare behöver dock fortfarande göra samma interna kontroller som din organisation kräver vid registrering av nya leverantörer. Det finns heller ingen skillnad på hanteringen i era arbetsflöden med till exempel leveranskontroller och attest.
Erfarenhetsmässigt har det visat det sig att anslutning av varu- och tjänsteleverantörer till e-faktura sker automatiskt utan tester. För e-handel, med till exempel order och katalog, kan man behöva ytterligare tester.
Nej, du kan bara skicka ut den typ av meddelanden i Peppol som mottagaren har registrerat sig för att ta emot.
Du hittar mer information på sidan Instruktion för val av Peppol-ID
Du kan hitta mottagare i Peppol på två sätt:
- Sök mottagare via exempelvis namn eller adress (peppol.eu)
- Sök flera mottagare i SFTI:s verifieringstjänst (sfti.se) Du behöver skapa en inloggning för att göra detta.
Nej. Detta har att göra med Peppols kundkännedomskrav. Det är inte tillåtet att flera juridiska parter "döljs" bakom ett gemensamt Peppol-ID som pekar på en tjänsteoperatör eller en annan mellanhand. Säljarens EndPointID måste peka på säljaren, inte på till exempel ett factoringbolag.