Kan man begränsa antalet som går vidare till steg 2 i selektivt förfarande?

Myndigheten avser att upphandla tjänster genom ett selektivt förfarande. Avsikten är att bjuda in fem leverantörer vilka ska få möjlighet att lämna anbud.

1. Vilka regler gäller om myndigheten skulle få tio leverantörer som uppfyller kriterierna för att gå vidare till steg 2? Hur ska urvalet ske om myndigheten endast vill bjuda in fem av dessa?

2. Är myndigheten skyldig i steg 1, ansökningsinbjudan att publicera FFU och övriga dok. redan i denna fas?

Hej Charlotta,

1. Vid ett selektivt förfarande kan den upphandlande myndigheten välja att i upphandlingsdokumenten ange det högsta antalet anbudssökare som kommer att bjudas in för att lämna anbud. I upphandlingsdokumenten ska det framgå de kriterier och regler som den upphandlande myndigheten kommer att tillämpa vid valet av anbudssökande som ska få lämna anbud (begränsningskriterier). Begränsningskriterierna ska vara objektiva och icke-diskriminerande.

Om det inte är möjligt att särskilja anbudssökandena åt kan anbudsansökningarna skiljas åt genom lottning.

Om det högsta antal anbudssökande som kommer att bjudas in inte har angetts i upphandlingsdokumenten finns det inte någon övre gräns att förhålla sig till. I sådana fall ska den upphandlande myndigheten bjuda in alla anbudssökande som uppfyller de kriterier och regler som framgår av upphandlingsdokumenten.

2. Frågan om all dokumentation måste vara med i steg 1 vid selektivt förfarande har besvarats i inlägget Måste all dokumentation vara med i steg 1 vid selektivt förfarande?.

Läs mer
Läs mer om lottning i inlägget Lottning, hur går man tillväga när det är lika mellan anbudsgivarna? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 4 kap. 6 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – rätten att begränsa antal anbudssökande som lämnar anbud vid selektivt förfarande
• C-247/02  Sintesi punkt 37 – upphandlande organisationen kan jämföra olika anbud och välja det förmånligaste på grundval av objektiva kriterier
• RÅ 2009 ref. 60 – upphandlande organisationen har rätt att använda lottning för att särskilja fall som i alla relevanta avseenden är lika
• Högsta förvaltningsdomstolens mål nr 7741-21 – lottning är tillåtet för att skilja likvärdiga anbudsansökningar åt i ett selektivt förfarande.

Med vänlig hälsning,

ang ditt svar, punkt 1 dvs steg 1 och om förhandlat förfarande, och om man ska upphandla en IT lösning. Om man har listat frågor gällande IT lösning som sökanden ska svara på, och projektgrupp poängsätter, och man har sagt att 3 st som klarar uteslutningsgrunderna + kvalificeringskraven + har de högsta poängen från frågorna. Får projektgruppen/upphandlaren ställa muntliga följdfrågor gällande deras text svar såsom be om text förtydligar eller annan undran.

Hej,

Vi tolkar det som att ni använt er av vissa frågor och svar som kriterier för att begränsa antalet som bjuds in att lämna anbud, dvs. begränsningskriterier, och att ni vill ställa följdfrågor till leverantörer om deras svar på dessa frågor.

Möjligheten till följdfrågor beror bland annat på vad som framgår i upphandlingsdokumenten och vad syftet med frågorna är.

Allmänt kan sägas att det är tillåtet att under ett förfarande be att leverantörer rättar, förtydligar eller kompletterar en handling som lämnats in. Exakt vilken åtgärd som kan tillåtas måste bedömas i det enskilda fallet utifrån de grundläggande upphandlingsprinciperna. Om ni tycker att något är oklart i de svar som lämnats gäller dock generellt att ni till exempel kan be om ett förtydligande från leverantören.

Det är som utgångspunkt inte möjligt att lägga till nya krav när tiden för anbud eller anbudsansökan löpt ut. Om de frågor ni ställer medför att ni ställer andra eller högre krav på leverantörerna än de som framgått i upphandlingsdokumenten kan detta stå i strid med bland annat öppenhets- och likabehandlingsprincipen. Om leverantörerna redan uppfyllt era krav genom de tidigare besvarade frågorna bör ni därmed inte kunna kräva svar på ytterligare frågor.

Det kan nämnas att kommunikation under en upphandling som huvudregel ska ske elektroniskt. Det är dock tillåtet med muntlig kommunikation om den inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen. I så fall ska den upphandlande organisationen dokumentera uppgifter som är av betydelse för upphandlingen.

Läs mer om utrymmet att tillåta att en leverantör till exempel förtydligar något i inlägget Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar? i vår Frågeportal. Se även inlägget Måste en videointervju spelas in? för resonemang om muntlig kommunikation under en upphandling.

Med vänlig hälsning,